Quy trình vận hành chuẩn
Một trường có thể phân công khác nhau giữa các phòng ban. SENSEL dùng quyền theo năng lực, vì vậy cùng một cán bộ có thể mang nhiều vai trò nếu nhà trường cần.
Mỗi trường có một tenant riêng. SENSEL Owner tạo tenant, đặt mã trường/quy mô/trạng thái và cấp email Quản trị trường đầu tiên; không dùng link hoặc tên miền để tự sinh tenant.
Cấp đúng vai trò Điều phối người học, Điều phối đào tạo, Khoa/Bộ môn và Quản trị kỹ thuật; mỗi người chỉ nhận đúng phạm vi cần thiết.
SENSEL chỉ lưu cấu trúc tối thiểu cần cho dạy–học. Nếu trường đã có SIS, dữ liệu này nên được đồng bộ thay vì nhập hai lần.
Email + MSSV/mã sinh viên là dữ liệu đối chiếu. CTSV xử lý đổi email, sai MSSV, chuyển lớp và các ngoại lệ danh tính.
Phụ trách lớp là quyền theo từng lớp. Giảng viên chỉ nhìn thấy lớp/học phần được phân dạy.
Lớp chỉ sẵn sàng khi có học kỳ/khoa, sĩ số, roster, phụ trách lớp và giảng viên tối thiểu.
SENSEL chụp snapshot đúng danh sách người nhận ở thời điểm giao. Link chỉ mở bài; link không dùng để tự gia nhập lớp trường.
Nếu nội dung đã được trường/giảng viên chuẩn bị trên SENSEL, sinh viên không phải trả thêm để làm bài trường giao.
Chi tiết bài làm thuộc phạm vi giảng viên/lớp. Cấp trường/khoa mặc định xem dữ liệu tổng hợp phục vụ điều hành.
Ai làm gì?
Một tài khoản có thể có nhiều vai trò. Gỡ một vai trò không xóa lịch sử và không làm mất những vai trò khác.
| Vai trò hiển thị | Trách nhiệm chính | Không mặc định được xem/làm |
|---|---|---|
| Quản trị trường | Toàn quyền cấu hình, ủy quyền, xem tổng hợp toàn trường. | Không cần trực tiếp nhập liệu hàng ngày. |
| Điều phối người học | Roster, sĩ số, email/MSSV, onboarding, chuyển lớp, ngoại lệ danh tính. | Không xem câu trả lời/điểm chi tiết của sinh viên. |
| Điều phối đào tạo | Học kỳ, đơn vị học thuật, lớp/học phần, lịch, phân công. | Không sửa bài làm/chấm thay giảng viên. |
| Khoa/Bộ môn | Phân công trong phạm vi khoa/bộ môn, xem tổng hợp học tập phạm vi được giao. | Không quản người học toàn trường. |
| Phụ trách lớp | Vận hành roster và phân công trong đúng lớp được giao. | Không tự có quyền trên các lớp khác. |
| Giảng viên | Giao bài, theo dõi, chấm/duyệt, xem SENSEL Class. | Không tự tạo roster trường hay sửa quyền tổ chức. |
| Quản trị kỹ thuật | Danh tính, domain, lỗi đăng nhập/thông báo, tích hợp kỹ thuật. | Không xem câu trả lời hay điểm cá nhân. |
| Sinh viên | Nhận bài, học, nộp, xem Map cá nhân. | Không thay đổi lớp/quyền. |
Checklist trước khi mời sinh viên vào học
1 · Cấu trúc
2 · Người học
3 · Nhân sự giảng dạy
Hướng dẫn theo vai trò
Quản trị trường / Ban giám hiệu
Ủy quyền đúng người và theo dõi trạng thái triển khai; không cần làm thay công việc vận hành hằng ngày.
Tôi bắt đầu triển khai trường từ đâu?
Có thể cấp nhiều vai trò cho một người không?
Gỡ nhầm vai trò thì sao?
Phòng Công tác Sinh viên · Điều phối người học
Chịu trách nhiệm dữ liệu người học đúng và đủ trước khi bài được giao.
Ai nạp sinh viên vào đúng lớp?
Sinh viên đổi email nhưng MSSV vẫn đúng?
Gỡ sinh viên khỏi lớp có làm mất bài cũ?
Thêm sinh viên mới sau khi bài đã giao thì sao?
Phòng Đào tạo · Điều phối đào tạo
Tạo cấu trúc đủ để SENSEL biết ai học gì, trong học kỳ nào và ai phụ trách.
SENSEL có thay hệ thống đào tạo/SIS không?
Ai được tạo lớp/học phần trường?
“Sẵn sàng” nghĩa là gì?
Khoa / Bộ môn
Phân công và theo dõi trong đúng phạm vi khoa/bộ môn được giao.
Trưởng khoa có nhìn thấy lớp của khoa khác không?
Khoa được xem dữ liệu học tới mức nào?
Khoa có thể phân giảng viên?
Phụ trách lớp
Quyền này gắn theo từng lớp, không phải quyền toàn trường.
Phụ trách lớp được làm gì?
Gỡ khỏi một lớp có mất quyền ở lớp khác không?
Giảng viên
Chỉ tập trung vào dạy học: lớp đã được phân sẵn, roster đã có sẵn.
Giảng viên có cần gửi link để sinh viên tự vào lớp?
Một video giao nhiều loại bài có phải chuẩn bị lại không?
Video chưa chuẩn bị xong hoặc SENSEL tạm gián đoạn?
CNTT / Quản trị kỹ thuật
Đảm bảo danh tính, truy cập và tích hợp; không mặc định truy cập nội dung học cá nhân.
SENSEL xác thực người dùng thế nào ở pilot hiện tại?
Đã có SSO/SIS tự động chưa?
CNTT nhìn thấy gì?
Nếu tài khoản đổi email thì xử lý thế nào?
Có log thay đổi quyền không?
Sinh viên
Một tài khoản cho cả tự học và bài nhà trường giao, nhưng dữ liệu hai ngữ cảnh được tách quyền.
Tôi có phải mua gói cá nhân để làm bài trường giao không?
Tôi mở link nhưng báo chưa thuộc danh sách?
Tự học video ngoài lớp có dùng được không?
Xử lý tình huống thường gặp
Giảng viên không thấy lớp
- Kiểm tra đã có vai trò Giảng viên.
- Kiểm tra đã được phân vào đúng lớp/học phần.
- Không dùng quyền “tạo lớp tự do” để thay lớp trường.
Sinh viên chưa được nhận diện
- Đúng tài khoản Google?
- Email roster có đúng?
- MSSV có trùng/sai?
- Nếu đổi email, xử lý yêu cầu đổi thay vì tạo người mới.
Lớp chưa sẵn sàng
- Đặt sĩ số dự kiến.
- Nạp đủ roster.
- Gắn học kỳ/khoa.
- Phân Phụ trách lớp và Giảng viên.
Roster đổi sau khi giao bài
- Bài cũ giữ snapshot cũ.
- Sinh viên mới không tự vào bài cũ.
- Gỡ khỏi lớp không xóa lịch sử bài cũ.
SENSEL tạm chưa hoàn tất chuẩn bị
- Bài được lưu trước.
- Lượt sử dụng được giữ nguyên nếu quá trình chuẩn bị bị gián đoạn.
- Sinh viên vẫn có thể xem video trước khi phù hợp.
- Có thể tiếp tục chuẩn bị lại ngay trong bài đã lưu.
Không nhận được thông báo
- Kiểm email roster.
- Kiểm trạng thái notification/outbox khi tính năng email trường đã được bật.
- Link có thể gửi lại nhưng không thay đổi người nhận đã snapshot.
Nguyên tắc dữ liệu & quyền riêng tư
Chi tiết học tập
Giảng viên/Phụ trách lớp xem trong phạm vi lớp được giao. Sinh viên xem Map cá nhân. Các bộ phận vận hành không mặc định đọc câu trả lời/bài tự luận.
Dữ liệu tổng hợp
Ban giám hiệu/Đào tạo/Khoa có thể xem tổng hợp theo phạm vi như số bài, tỷ lệ hoàn thành và điểm trung bình để điều hành.
Danh tính
CTSV/CNTT xử lý email, MSSV, mapping account và trạng thái kích hoạt; không cần quyền đọc nội dung học.
Lịch sử
Vai trò, phân công và roster dùng trạng thái gỡ/khôi phục thay vì xóa cứng để giữ khả năng đối soát.